Regelmäßiger Ablauf und Ansprechstellen

Die an der JGU vorkommenden Vertragskonstellationen sind vielfältig. Mit der folgenden allgemeinen Übersicht soll es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der JGU erleichtert werden, einen groben Überblick über den regelmäßigen Ablauf ihrer wissenschaftlichen Projekte (d.h. von der Projektidee über die Vertragsverhandlung bis zum Abschluss des Vertrages) zu gewinnen sowie die erste Anlaufstelle für das von ihnen geplante Projekt zu finden.

Den weiteren Ablauf prägt an erster Stelle die Klärung der Frage, was genau im Rahmen des Projekts gemacht werden soll. Es ist daher stets zu prüfen, welche Leistung erbracht werden soll und kann bzw. welche Leistung benötigt wird.

Nach der Spezifizierung der Leistung im Rahmen des Projekts stellt sich regelmäßig die Frage, ob es sich um ein nicht-wirtschaftliches oder ein wirtschaftliches Projekt handelt.

Dieser Unterscheidung bzw. Trennung ist mit der sog. EU-Trennungsrechnung besondere Bedeutung zugekommen. Zugrunde liegt hier der Gemeinschaftsrahmen für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation (2014/C198/01). Das Ziel ist ein generelles Verbot von staatlichen Beihilfen, die sich wettbewerbsverzerrend auf den Markt auswirkend. Einfach dargestellt: Hochschulen, die mit staatlichen Geldern finanziert werden und die wirtschaftlich “auf dem Markt“ tätig werden, müssen ihre Leistung zu sog. Vollkosten kalkulieren, um keine Vorteile aufgrund ihrer staatlichen Finanzierung gegenüber potentiellen Mitbewerbern zu haben.     

Abgrenzung:
Eine wirtschaftliche Tätigkeit liegt generell vor, wenn Waren oder Dienstleistungen auf einem bestimmten Markt angeboten bzw. erbracht werden und es generell „Wettbewerber“ gibt. Einen weiteren Anhaltspunkt bildet die steuerliche Abgrenzungsrechnung im Rahmen der Betriebe gewerblicher Art (steuerbare Projekte sind i.d.R. umsatzsteuerpflichtig und nach den Vorgaben der EU-Trennungsrechnung im Bereich der wirtschaftlichen Tätigkeit).


Bei
spiele:

Wirtschaftliche Tätigkeit:

  • Auftragsforschung
  • Dienstleistung/Anwendung gesicherter Erkenntnisse
  • Vermietung von Infrastruktur
  • Konzept- oder Softwareentwicklung

 

 

Nicht-wirtschaftliche Tätigkeit:

Generell die gesetzlichen „Hauptaufgaben“ der Hochschulen:

  • Ausbildung von Studierenden/Lehre,
  • unabhängige Forschung und Entwicklung (Grundlagenforschung), auch im Verbund, zur Erweiterung des Wissens und des Verständnisses
  • Verbreitung der Forschungsergebnisse

 

Detailliertere Informationen zur Umsetzung der EU-Trennungsrechnung an der JGU sind auf den Seiten der Abteilung Finanzen und Beschaffung – Drittmittelreferat (FIN5) sowie der Stabsstelle Forschung und Technologietransfer abrufbar.

Die Zuständigkeiten der Fachabteilungen als Erstanlaufstellen ergeben sich generell aus dem Schwerpunkt des Vertrags für das geplante Projekt. Bsp.: Für Verträge mit Forschungsschwerpunkt (u.a. Industriekooperationen, Verbundprojekte sowie Auftragsforschung) ist z.B. die Stabsstelle Forschung und Technologietransfer zuständig, für Verträge mit internationalem Schwerpunkt (u.a. Austausch von Studierenden und Lehrenden, gemeinsame Studiengänge) die Abteilung Internationales.

Hier ist ein allgemeiner Überblick über unterschiedliche Vertragstypen an der JGU und die dafür zuständigen Fachabteilungen bzw. Stabsstellen abrufbar.

Sollte die Zu- bzw. Einordnung nicht klar sein, können Sie sich gerne an die Stabsstelle Rechtsangelegenheiten wenden.

(1) Kontaktaufnahme mit zuständiger Fachabteilung bzw. Stabsstelle

Kontaktaufnahme mit zuständiger Fachabteilung bzw. Stabsstelle

Ergänzende Informationen finden Sie oben unter Ziffer "3. Ansprechstellen / Zuständigkeiten".

(2) Einordnung als nicht-wirtschaftliches oder wirtschaftliches Projekt

Informationen zur Einordnung eines Projekt als nicht-wirtschaftliches oder wirtschaftliches Projekt können oben unter der Ziffer "2. Nicht-wirtschaftliches oder wirtschaftliches Projekt? - Trennungsrechnung" abgerufen werden.

Wirtschaftliche Projekte sind zu kalkulieren, um den Anforderungen der EU-Trennungsrechnung gerecht werden zu können. Es stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Marktpreis: hier muss geprüft werden, ob ein Marktpreis existiert, wofür mindestens drei Angebote von Mitbewerbern einzuholen sind. Der Preis für das eigene Angebot soll sich am obersten/höchsten Angebot der Mitbewerber orientieren

Vollkostenkalkulation: hierfür wurde von der Stabsstelle Forschung und Technologietransfer ein Vollkostenkalkulator entwickelt, er als Kalkulationsschema zur Abrechnung nach Vollkosten verwendet werden kann. Den jeweils aktuellen Kalkulator finden Sie hier (Seite ganz nach unten scrollen).
Bitte nutzen Sie aufgrund der regelmäßigen Aktualisierung jeweils den Kalkulator unter vorstehendem Link und speichern Sie die Datei nicht ab.

(3) Musterverträge/Erstellung eines Entwurfs

Allgemeine Musterverträge, die Ihnen als Orientierung für das von Ihnen angestrebte Projekt dienen können, werden in den zuständigen Fachabteilungen vorgehalten oder stehen zum Download auf der Sharepoint-Teamwebsite der Stabsstelle Rechtsangelegenheiten zur Verfügung.

Allgemeine Informationen zur Nennung der JGU im Vertrag sind hier und eine allgemeine Gliederung eines Vertrages ist hier abrufbar.

Senden Sie den im Sinne des jeweiligen Projekts überarbeiteten Mustervertrag als Entwurf an die zuständige Fachabteilung. Diese prüft den Vertrag und stimmt ihn bei Bedarf mit anderen Fachabteilungen ab.
Bei wirtschaftlichen Projekten werden regelmäßig die Stabsstelle Forschung und Technologietransfer, die Abteilung Finanzen und Beschaffung und ggf. die Stabsstelle Rechtsangelegenheiten involviert sein.

(4) Verhandlung mit Vertragspartner

Sobald das Projekt bzw. die Leistung kalkuliert ist - nur erforderlich im Falle der Einstufung als wirtschaftliches Projekt im Rahmen der Trennungsrechnung - und ein Vertragsentwurf fertiggestellt und dieser von der Fachabteilung geprüft worden ist, kann miteinem potentiellen Vertragspartner in Verbindung getreten werden. Die für den Vorgang zuständige Fachabteilung oder die Stabsstelle Rechtsangelegenheiten können bei Bedarfunterstützend tätig werden.

(5) Abschließende Freigabe/Anzahl der Exemplare/Unterzeichnung durch die Hochschulleitung

Nach abschließender Verhandlung mit dem Vertragspartner und Freigabe durch die betreuende Fachabteilung – bei zwischenzeitlichen Änderungswünschen durch den Vertragspartner kann ggf. eine erneute Abstimmung mit anderen Fachabteilungen erforderlich werden –, kann der Vertrag zur Unterzeichnung kommen.

Regelmäßig sind mind. 3 Exemplare des Vertrags für die Unterzeichnung vorzubereiten:

  • ein Exemplar für die betreuende Fachabteilung,
  • ein Exemplar für die ausführende Stelle bzw. Projektleitung und
  • ein oder ggf. mehrere Exemplare für den Vertragspartner. Die Anzahl der erforderlichen Exemplare der Verträge kann anhand der Umstände im Einzelfall variieren.

Verträge werden generell von der Hochschulleitung der JGU unterzeichnet und von der Projektleitung mitgezeichnet. Nach Mitzeichnung durch die Projektleitung werden die Verträge regelmäßig auf dem Dienstweg direkt an die den Vorgang betreuende Fachabteilung gesendet, die die Verträge der Hochschulleitung zur Unterzeichnung vorgelegt.

Detailinformationen zur Außenvertretungsbefugnis, Mitzeichnung und Einhaltung des Dienstwegs finden Sie hier.

Es spricht nichts dagegen, wenn der Vertrag nach Freigabe durch die betreuende Fachabteilung erst vom Vertragspartner unterzeichnet wird.
Sollte das nicht möglich oder unpraktikabel sein, kann auch die Hochschulleitung der JGU zuerst unterzeichnen (s.o.).

(6) Einrichtung Drittmittelkonto

Vor tatsächlichem Projektbeginn muss ein Drittmittelkonto bei der Abteilung Finanzen und Beschaffung – Referat Drittmittel (FIN5) eingerichtet werden. Weitere Informationen und den hierfür erforderlichen Antrag zur Einrichtung eines Drittmittelkontos finden Sie unter folgendem Link https://www.verwaltung.finanzen.uni-mainz.de/drittmittel/einrichtung-eines-drittmittelkontos/.